¿Cumplimos realmente con la HIPAA o simplemente confiamos en las promesas de marketing? Un PACS en la nube parece moderno y eficiente, pero una única configuración que se pasa por alto puede deshacer años de confianza de los pacientes.
Esta lista de verificación es para las personas que viven con esa tensión. Tal vez usted se dedica a la radiología, administra la TI o es propietario de una clínica en crecimiento que usa PostDicom para almacenar y ver los estudios. No quieres una tranquilidad vaga. Quieres hacer preguntas concretas a tu equipo y decir: «Déjanos responderlas honestamente».
Muchas personas escriben algo como «Lista de verificación de cumplimiento de la HIPAA para servicios en la nube PACS en la nube gratuitos» en una barra de búsqueda y esperan que aparezca el formulario perfecto. Ninguna plantilla puede garantizar el cumplimiento por sí sola, pero un conjunto específico de preguntas puede guiarlo hacia un programa que los reguladores reconozcan como serio.
Trátelo como una versión narrativa de un PDF con la lista de verificación de cumplimiento de la HIPAA. Copie las preguntas que le convengan, adáptelas a su entorno y consérvelas en su evaluación de riesgos.
Antes de inspeccionar la configuración de cifrado o los registros de acceso, necesita saber quién es usted según la HIPAA y a dónde viaja realmente la información médica protegida electrónicamente.
Si es una clínica, un hospital o un centro de diagnóstico por imágenes, es casi seguro que es una entidad cubierta. Si procesa imágenes para otras personas, también puede actuar como socio comercial. La regla de seguridad se aplica de cualquier manera, pero sus contratos y documentación cambian según su función. ¿Hemos registrado claramente qué papel desempeñamos en cada línea de negocio? Cuando nos describen en el ámbito legal, de cumplimiento y de operaciones, ¿todos usan las mismas palabras? De lo contrario, su relación con cualquier proveedor de PACS en la nube ya se encuentra en un terreno inestable.
Recorra un único estudio desde el escáner hasta el archivo. ¿Dónde aterriza primero? ¿Qué portales, espectadores y terminales de la nube lo conectan? Cuando PostDicom almacena ese estudio, ¿quién puede acceder a él, desde qué ubicaciones y después de qué pasos de inicio de sesión? ¿Disponemos de un diagrama actual que muestre cómo las imágenes viajan a nuestro PACS en la nube y cómo salen de él, incluidas las bibliotecas didácticas y las exportaciones? ¿Los espacios de almacenamiento temporal, como las cachés de las estaciones de trabajo, los dispositivos móviles o los archivos ZIP descargados, forman parte de esa imagen, o estamos fingiendo que no existen?
El resumen oficial de la Regla de Seguridad del HHS hace hincapié en comprender dónde se crea, recibe, mantiene y transmite la información médica protegida de forma electrónica, porque las medidas de protección deben cubrir todos esos puntos, no solo el archivo principal.
Los reguladores son flexibles en cuanto a las herramientas y estrictos en cuanto a una cosa. Debe realizar un análisis de riesgos y actualizarlo a medida que cambien los sistemas. El NIST SP 800 66, que traduce la regla de seguridad en medidas prácticas, sitúa el análisis de riesgos en el centro de un programa que cumpla con las normas.
Autocomprobación rápida:
¿Hemos identificado amenazas concretas a nuestro PACS en la nube, como la mala configuración, el robo de credenciales y las interrupciones de los proveedores, y las hemos anotado? ¿Clasificamos esos riesgos según su probabilidad e impacto y los vinculamos a controles específicos, o simplemente mantenemos una lista estática para mostrarlos?
¿Nuestros procedimientos escritos para el control de acceso, el uso mínimo necesario y la respuesta a incidentes abordan explícitamente nuestros flujos de trabajo de intercambio de imágenes y PACS en la nube? Si un tecnólogo quiere compartir imágenes con un médico externo, ¿puede describir el método aprobado que utiliza PostDICOM o recurrir discretamente a herramientas ad hoc y al correo electrónico personal? Cuando las políticas, la capacitación y los hábitos diarios se alinean, las decisiones del personal comienzan a reforzar el cumplimiento en lugar de debilitarlo silenciosamente.
Cualquier servicio en la nube que almacene o transmita información médica protegida de forma electrónica para usted debe firmar un acuerdo de asociación comercial. El HHS publica una guía específica para la nube en la que se explica lo que se debe cubrir cuando se depende de los proveedores de servicios en la nube. Guía sobre computación en la nube (HHS) del HHS según la HIPAA. ¿Su acuerdo con PostDicom especifica las responsabilidades de seguridad, los plazos de notificación de las infracciones y la forma en que se devolverán o eliminarán los datos al rescindir el contrato? ¿Existen conflictos entre ese acuerdo y las condiciones de servicio o los acuerdos de nivel de servicio estándar que puedan crear confusión durante un incidente?
Las plataformas Cloud PACS suelen ofrecer cifrado en tránsito, cifrado en reposo y control de acceso basado en funciones. PostDicom está diseñado para cumplir con la HIPAA y el GDPR, con datos cifrados y protegidos contra el acceso no autorizado. Este es un punto de partida sólido, pero la configuración sigue siendo su responsabilidad. ¿Todas las conexiones al PACS están restringidas a protocolos seguros y las interfaces antiguas o de prueba están completamente deshabilitadas? ¿Las cuentas con privilegios utilizan una autenticación sólida, idealmente multifactorial, y se elimina el acceso inmediatamente cuando alguien cambia de puesto o se retira? ¿Cuántas cuentas siguen existiendo para las personas que ya no trabajan contigo simplemente porque nadie es el propietario de la lista de verificación para darse de baja?
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Los sistemas Cloud PACS son muy buenos para registrar. El problema no es la falta de datos. Es la falta de atención. ¿Puedes ver quién vio, descargó o compartió un estudio y desde qué dispositivo o red lo hizo? ¿Envías los registros necesarios a una plataforma de supervisión central o solo permanecen en la consola del proveedor hasta que algo sale mal? Si no puede responder a una simple pregunta de acceso para un estudio específico, tendrá dificultades para responder de manera convincente a las quejas de los pacientes o a las consultas de los reguladores.
Los incidentes son lo suficientemente estresantes sin improvisación. Imagine que un tecnólogo comparte accidentalmente un estudio con el médico equivocado, o que roben de un automóvil una computadora portátil con imágenes almacenadas en caché. En ese momento, ¿todos saben qué hacer? Su lista de verificación interna de cumplimiento de la HIPAA en PDF debe contener al menos tres respuestas. Quién dirige la investigación y a quién deben notificar. ¿Qué sistemas y registros deben revisarse para comprender el alcance del evento? ¿Cómo se decide si el suceso constituye una infracción denunciable y, en caso afirmativo, cómo funcionará la comunicación con los reguladores y los pacientes?
A estas alturas, debería quedar claro que una lista seria de verificación de cumplimiento de la HIPAA para los PACS en la nube consiste menos en marcar casillas y más en hacer preguntas puntuales. Resulta tentador confiar únicamente en las afirmaciones de los proveedores, pero los reguladores esperan que demuestres cómo esas afirmaciones se traducen en políticas, controles y pruebas en tu propio entorno.
Puede convertir las secciones anteriores en una tabla sencilla, exportarla como un PDF con la lista de verificación de cumplimiento de la HIPAA para uso interno y revisarla junto con su análisis de riesgos cada año.
Para los equipos que utilizan PostDICOM, la buena noticia es que la plataforma reúne PACS en la nube asequibles, almacenamiento seguro en la nube y un visor DICOM basado en la web en un solo lugar, con un generoso espacio de inicio para los nuevos usuarios. Esto significa que puede dedicar menos tiempo al mantenimiento de los servidores locales antiguos y más tiempo a crear una historia de cumplimiento clara y defendible en torno a un servicio en la nube moderno.
Al final, la cuestión central es sencilla. Cuando llegue la siguiente carta de auditoría, ¿preferiría revisar las bandejas de entrada y las notas antiguas de las reuniones o abrir tranquilamente un documento que muestre exactamente cómo su PACS en la nube protege la información médica electrónica protegida? El esfuerzo que inviertas hoy en día en esta lista de verificación decide cuáles de esas historias puedes contar.
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